Aide

Bienvenue chez TrackPay ! Nous avons réalisé ce mode d’emploi pour vous accompagner lors de vos premiers pas avec notre solution et vous permettre de bénéficier pleinement des fonctionnalités proposées.

Mon compte TrackPay

Créer un compte

Pour créer votre compte TrackPay, rendez-vous sur la page https://app.trackpay.io/signup et remplissez les champs du formulaire d’inscription.

Renseignez votre adresse mail professionnelle ainsi qu’un mot de passe robuste et unique.

Les informations concernant votre entreprise nous sont nécessaires pour pouvoir faciliter le paiement de vos factures par vos débiteurs ainsi que pour la constitution rapide de dossiers de recouvrement complets. Ces informations seront celles utilisées par défaut lors des procédures de suivi de vos factures, veillez donc bien à leur exactitude.

Une fois les champs renseignés, validez le formulaire et vous voilà prêt à vous libérer de vos relances!

Me connecter

Pour vous connecter à votre tableau de bord, rendez vous sur la page https://app.trackpay.io/signin et renseignez votre adresse mail et votre mot de passe.

En cas d’oubli de vos identifiants, envoyez un mail à l’adresse support@trackpay.io pour que nous vous envoyions un lien de réinitialisation de votre mot de passe.

Vous voilà maintenant connecté à votre tableau de bord TrackPay !

Paramètres du compte

Vous pouvez à tout moment modifier les informations renseignées lors de votre inscription dans la section « Mon Compte » de votre tableau de bord, ou en suivant le lien https://app.trackpay.io/users/profile .

Ces informations seront celles utilisées par défaut lors des procédures de suivi de vos factures, veillez donc à toujours les garder à jour.

Importer mes factures

TrackPay dispose de trois méthodes pour récupérer vos factures et ainsi prendre en charge dès réception leur suivi :

Automatiquement par mon logiciel de facturation

La connexion de TrackPay à votre logiciel de facturation nous permettra de récupérer automatiquement, sans action requise de votre part, vos factures nouvellement créées pour effectuer leur suivi.

Vous êtes évidemment notifié à chaque nouvelle procédure lancée, et seules les factures créées suite à votre inscription sur la plateforme TrackPay seront importées.

Nous ne récupérons pas les factures encore en brouillon ou payées, et ne réceptionnons donc que les factures à payer ou en retard.

Notre solution TrackPay est actuellement compatible avec les logiciels suivants : Sellsy, Quickbooks.

Si vous souhaitez demander l’intégration à un nouveau logiciel de facturation, adressez votre demande à l’adresse factures@trackpay.io .

Connecter Sellsy

Pour connecter votre compte Sellsy à TrackPay, il vous faudra tout d’abord créer des clés d’API dédiées depuis Sellsy.

Pour générer ces clés :

https://s3-us-west-2.amazonaws.com/secure.notion-static.com/94b157df-e54b-4071-8f4d-65d84897ed86/mode_emploi-connecter_sellsy_api.png
https://s3-us-west-2.amazonaws.com/secure.notion-static.com/a66d12f3-1449-4f6d-a017-d97a67b43c3f/mode_emploi-connecter_sellsy_cles_api.png

Connectez-vous maintenant à votre compte TrackPay puis dans la section « Se connecter à Sellsy« , renseignez les jetons (tokens) générés précédemment sur votre compte Sellsy. Faites bien attention à ne pas confondre le jeton consommateur avec le jeton utilisateur, ainsi que leur clé secrète correspondante.

Sauvegardez et voilà, votre compte TrackPay est maintenant relié à votre logiciel de facturation ! Vos factures nouvellement créées seront récupérées à intervalles réguliers par notre plateforme (toutes les 2 heures), mais vous pouvez aussi effectuer une synchronisation dès que vous le souhaitez en cliquant sur le bouton représentant une roue à côté du bouton « Importer une facture ».

Connecter Quickbooks

Pour connecter votre compte Quickbooks à TrackPay :

https://s3-us-west-2.amazonaws.com/secure.notion-static.com/816b49fd-700f-42ce-8984-2e0204ae78be/mode_emploi-connecter_quickbooks_choix.png

Vos factures nouvellement créées seront récupérées à intervalles réguliers par notre plateforme (toutes les 2 heures), mais vous pouvez aussi effectuer une synchronisation dès que vous le souhaitez en cliquant sur le bouton représentant une roue à côté du bouton « Importer une facture ».

En important ma facture sur mon tableau de bord

Si votre logiciel de facturation n’est pas encore connecté à notre application, pas d’inquiétude : nous avons prévu pour vous la possibilité d’importer vos factures directement sur votre tableau de bord.

Pour cela:

Une notification apparaîtra alors sur votre tableau de bord pour vous confirmer le traitement en cours de votre facture, et disparaîtra lorsque la procédure de suivi sera lancée. Vous pouvez cependant décider d’annuler le traitement de cette facture à partir de l’onglet notification en cliquant sur le bouton « Annuler ».

Veillez à bien renseigner sur vos factures les informations suivantes pour nous permettre de les traiter :

https://s3-us-west-2.amazonaws.com/secure.notion-static.com/ace6fc54-8aad-447e-8bf7-38f36b3075a6/mode_emploi-importer_facture.png
https://s3-us-west-2.amazonaws.com/secure.notion-static.com/fc31aaab-efaf-479d-bf89-1c360ddd302f/mode_emploi-importer_facture_notification.png

Par saisie manuelle

Si votre logiciel de facturation n’est pas encore connecté à notre application et que vous souhaitez un traitement immédiat de votre facture, pas d’inquiétude : nous avons prévu pour vous la possibilité de saisir manuellement ses informations pour permettre de démarrer immédiatement sa procédure de suivi.

Pour cela :

Procédures de suivi

Le déroulement des procédures

Les différents scénarios disponibles

Différents scénarios de suivi vous sont proposés pour chaque procédure d’un débiteur. Ils vous permettent d’affiner le scénario optimal défini par nos algorithmes pour sied au mieux à vos besoins et à la relation client que vous souhaitez construire.

La typologie des scénarios est la suivante :

Modifier le scénario d’une procédure

Le scénario appliqué à une procédure s’affiche dans votre tableau de bord en-dessous du nom de l’entreprise cliente correspondante. Il s’affiche également dans le mail de réception de la facture, dans les informations liées à votre débiteur.

Vous pouvez modifier le scénario lié à un débiteur :

Vous arriverez alors sur la fiche de votre débiteur, dans laquelle vous pourrez lui assigner un nouveau scénario de suivi en le sélectionnant dans la liste des choix proposés. Sauvegardez ensuite vos modifications.

L’assignation d’un nouveau scénario de suivi sera effective pour toutes les nouvelles procédures du débiteur correspondant, ainsi que pour les procédures non encore démarrées (c’est à dire tant qu’aucun contact avec le débiteur n’a été effectué par TrackPay). Le scénario de procédures déjà démarrées, bien que liées à ce débiteur, ne sera quant à lui pas modifier.

Suivre mes procédures en cours

Sur mon tableau de bord

Vous pouvez suivre toutes vos procédures en cours facilement depuis votre tableau de bord.

Pour y accéder, connectez-vous : toutes les procédures en cours sont alors affichées dans le tableau principal.

Le tableau principal est organisé par factures, les colonnes du tableau vous permettant d’avoir accès aux informations et actions relatives à la facture et à sa procédure :

Un onglet « Réclamation » se trouve dans le tableau supérieur gauche, qui vous permettra de consulter toutes les réclamations relatives à vos factures en cours, ainsi que d’y répondre.

Un autre onglet « Historique » dans le même tableau vous permettra de consulter les procédures terminées, les informations des factures correspondantes et leur statut (facture payée ou suivi annulé).

Par les mails de notification

Pour vous éviter d’avoir à vous connecter régulièrement à votre tableau de bord, nous vous envoyons un mail avant chaque étape importante de la procédure ou lorsqu’une action de votre part est requise. Vous pouvez donc pleinement profiter de toutes les fonctionnalités de TrackPay depuis votre boîte mail, sans avoir à vous connecter à votre tableau de bord.

Ces mails se composent, pour chaque facture, des informations suivantes :

Ces actions dépendent du mail envoyé :

Notification à la réception d’une facture

Mail envoyé lorsque nous recevons une facture à traiter. Vous sont données les possibilités de valider immédiatement le départ de la procédure, de modifier le scénario de suivi lié au débiteur, de changer ou d’ajouter des contacts débiteurs ou créanciers à la procédure, d’annuler la procédure.

Sans action effectuée de votre part, la procédure démarre automatiquement 24 heures après réception du mail.

Notification avant une relance après impayé

Mail envoyé 24 heures avant la relance de votre débiteur après le dépassement de la date d’échéance. Vous sont données les possibilités de valider immédiatement l’étape, de décider du mode d’envoi de la relance (mail par défaut, lettre recommandée ou par un avocat), de changer ou d’ajouter des contacts débiteurs ou créanciers à la procédure, de suspendre pendant 7 jours la procédure ou d’annuler la procédure.

Sans action effectuée de votre part, l’étape est lancée automatiquement 24 heures après réception du mail.

Demande de réponse à une réclamation

Mail envoyé lorsque votre débiteur effectue une réclamation concernant la facture que nous traitons. Y sont affichées les informations de la facture ainsi que l’objet de la réclamation et ses détails.

Vous disposez de 7 jours pour répondre à sa réclamation, en cliquant sur le bouton correspondant. En cas de non réponse de votre part, nous considérons que vous ne donnez pas réponse à sa réclamation, et reprenons automatiquement la procédure.

Demande de confirmation du paiement

Mail envoyé lorsque votre débiteur nous informe avoir effectué le virement sur votre compte bancaire. Vous disposez alors de 7 jours pour confirmer ou non la réception du paiement en cliquant sur les boutons correspondants.

En cas de non réponse de votre part, nous considérons que vous n’avez pas reçu le paiement et reprenons automatiquement la procédure.

Contrôler mes procédures

Valider ou annuler le départ de la procédure

Lorsque nous récupérons l’une de vos factures, nous vous notifions par mail de sa réception avant de démarrer la procédure de suivi.

Vous pouvez alors valider immédiatement le départ de la procédure, ou demander à TrackPay de ne pas s’occuper du suivi de cette facture en annulant la procédure. L’annulation peut également se faire depuis votre tableau de bord en arrêtant la procédure avant l’émission de la facture.

Votre débiteur ne sera pas notifié par l’annulation du suivi d’une facture avant le départ de la procédure.

Sans action effectuée de votre part, la procédure est lancée automatiquement 24 heures après réception de la facture par TrackPay.

Arrêter la procédure de suivi

Après le départ de la procédure, vous pouvez décider à tout moment d’arrêter la procédure de suivi d’une de vos factures :

Vous sera alors demandée la raison de cet arrêt de la procédure :

Nous informerons suite à cela votre client de la réception du paiement ou de l’arrêt du suivi de la procédure par nos soins. Si votre client n’a pas encore été contacté par TrackPay, c’est à dire avant le départ de la procédure mentionné dans la section ci-dessus, votre client ne sera pas informé de l’arrêt du suivi.

Vous pourrez retrouver cette facture dans l’onglet « Historique des factures » de votre tableau de bord.

Suspendre la procédure

Lorsque la date d’échéance d’une facture est dépassée, vous disposez alors de la possibilité de mettre en pause la procédure pour décaler les étapes initialement prévues et laisser à votre débiteur plus de temps avant de recevoir nos relances.

Cela se traduit par deux fonctionnalités :

Mettre la procédure en pause depuis le tableau de bord

Vous est donnée la possibilité de mettre en pause la procédure le temps que vous souhaitez à partir du tableau de bord, en appuyant sur le bouton pause de la facture correspondante. Les étapes prévues seront donc décalées tout le temps de la mise en pause, jusqu’à la reprise de la procédure qui s’effectuera en cliquant sur le bouton « Reprendre ».

Les procédures mises en pause s’affichent de manière grisée sur votre tableau de bord, avec le statut « Procédure suspendue ».

Effectuer un snooze depuis vos mails

Depuis vos mails de notification avant une étape de relance, l’action de « snooze » apparaît sous la forme du bouton d’action « Suspendre la procédure 7 jours ». Celui-ci vous permettra de mettre en pause la procédure en cours durant 7 jours et de décaler d’autant de jours les étapes initialement prévues. Un mail vous sera envoyé 24 heures avant la reprise automatique de la procédure, vous donnant à nouveau accès aux mêmes possibilités d’action.

Les procédures mises en pause s’affichent de manière grisée sur votre tableau de bord, avec le statut « Procédure suspendue ».

Ajouter des contacts créancier ou débiteur

Vous pouvez ajouter à chacune de vos procédures des contacts qui seront mis en copie des mails, de votre côté créancier comme du côté de vos clients.

Cela peut s’effectuer dans chaque cas de manière générale pour toutes les factures ou spécifiquement à chaque procédure.

Ajouter des contacts créancier

Vous pouvez ajouter des contacts créancier :

Les contacts ajoutés seront mis en copie des mails que vous recevrez, et pourront donc interagir avec les moyens d’action dont vous disposez ! Veillez donc à ne renseigner que des contacts nécessaires au suivi de la procédure dans votre entreprise.

Ajouter des contacts débiteur

Vous pouvez ajouter des contacts débiteur :

Les contacts ajoutés seront mis en copie des mails reçus par votre client, et pourront donc interagir avec les moyens d’action dont celui-ci dispose ! Veillez donc à ne renseigner que des contacts nécessaires au suivi de la procédure dans son entreprise.

Définir le mode d’envoi des relances

Lorsque la date d’échéance de votre facture est dépassée et que nous démarrons notre procédure de recouvrement amiable, vous avez la possibilité de définir le mode d’envoi de chacune des relances envoyées.

Il vous faudra pour se faire utiliser les boutons correspondants dans les mails de notification avant relance, qui vous permettront d’envoyer la relance :

Valider la réception du paiement

Vous pouvez à tout moment arrêter une procédure en validant la réception de son paiement de 3 manières :

La réception du paiement validée, nous enverrons alors un mail à votre débiteur pour l’en informer et mettrons fin à la procédure de suivi de la facture. Celle-ci s’affichera avec le statut « Payée » dans l’onglet « Historique des factures », et le temps de règlement viendra comme donnée supplémentaire au calcul de votre DSO.

Si vous ne validez pas la réception du paiement sous 7 jours suite à la réception de la notification de paiement, nous considérerons la facture impayée et poursuivrons automatiquement la procédure de suivi.

Si votre compte TrackPay est connecté à votre logiciel de facturation, la validation du paiement par le biais de notre solution enregistrera automatiquement dans votre logiciel de facturation un règlement lié à la facture, et modifiera le statut de la facture en « Payée ». Le processus marche aussi dans le sens inverse : si vous enregistrez dans votre logiciel de facturation un règlement sur l’une des factures que nous traitons, et modifiez le statut de la facture en « Payée » dans votre logiciel, nous arrêterons la procédure de suivi et considérerons la facture comme réglée sans que vous ayez besoin d’effectuer une action depuis TrackPay.

Répondre à une réclamation

Pour faciliter les interactions avec vos débiteurs, nous lui proposons une plateforme de réclamation qui vous permettra de centraliser pour chaque facture ses demandes et d’y répondre en quelques clics.

Celui-ci peut alors renseigner avoir effectué le paiement, contester la prestation facturée et sa réalisation, contester l’exactitude de certaines informations de la facture ou vous faire une demande personnalisée.

Vous disposez dans chaque cas de figure de moyens d’action spécifiques, que vous retrouverez :

La réclamation met en pause la procédure de suivi de la facture, et vous disposez d’un délai de 7 jours pour y répondre. Sans réponse de votre part, nous considérons que vous ne donnez pas réponse à la réclamation, et reprenons automatiquement la procédure.

Votre client sera évidemment notifié de la réponse qui est faite à sa réclamation.

Gérer mes débiteurs

Mes listes de clients

TrackPay identifie vos débiteurs à chaque nouvelle procédure, et crée pour chacun d’eux une fiche d’informations modifiables. Vous pouvez consulter la liste de ces fiches dans la rubrique « Liste des entreprises », ou en cliquant spécifiquement sur le nom d’une entreprise dans la ligne d’une procédure en cours.

Les informations que vous y trouverez et que vous pourrez y modifier sont :

Les informations de ces fiches seront utilisées par défaut à chaque nouvelle procédure liée à ce débiteur, il est donc important de les tenir à jour.

Débiteurs principaux

L’onglet de « Débiteurs principaux » affiche vos clients ayant les encours les plus élevés, pour vous permettre d’identifier rapidement les délais de paiement de vos clients importants, et ajuster votre relation commerciale et leur typologie en fonction de ces résultats.

Les informations suivantes sont présentées :

Gérer ma trésorerie

Balance âgée

La balance âgée, disponible dans l’onglet « Balance âgée », vous permettra d’avoir une vision graphique synthétique de vos encours et de leur maturité. Les encours sont répartis ainsi :

Délais de paiement (DSO)

Le délai moyen de paiement, éponyme de l’onglet affiché sur votre tableau de bord, représente le temps moyen de règlement d’une facture à partir de son émission. Il est très utile pour déterminer le temps de recouvrement moyen d’une facture, qui vous servira notamment à prendre des décisions stratégiques importantes concernant votre Besoin en Fonds de Roulement dont l’encours client est l’un des éléments clés.

Nous affichons votre DSO mensuel, calculé sur une base de 30 jours chaque fin de mois de la manière suivante :