Comment agir en temps de crise pour éviter les retards de paiement ?

Face aux risques d’impayés et de retards de paiement, une seule règle : agissez en amont. Pour cela, plusieurs points doivent être respectés. L’équipe de TrackPay vous donne ses trois conseils.

Conseil n°1 : Expliquez votre facturation

Cela peut paraître évident, mais commencer par expliquer à vos clients votre fonctionnement de facturation est essentiel. Nombreuses sont les entreprises qui ont vu leur demande de recouvrement judiciaire rejetée devant le Tribunal faute d’avoir correctement informé leur client du mode de règlement ou même du montant dû.

Soyez donc clairs dans vos modalités de paiement, et n’hésitez pas à les rappeler oralement ou par écrit lors de vos échanges commerciaux, idéalement au moment de la signature du devis ou du bon de commande.

N’oubliez pas qu’une facture doit légalement être délivrée au moment de la réalisation de la vente (c’est-à-dire, en principe, au plus tard à la livraison de la marchandise) ou dès la réalisation de la prestation qui fait l’objet du service facturé. Pour limiter les risques en cas de contentieux, veillez toutefois à ce que la facture soit rédigée en bonne et due forme.

Conseil n°2 : Respectez les bonnes règles pour vos factures

Juridiquement, une facture est un écrit (papier ou dématérialisé), rédigé en français et délivré en deux exemplaires. Pour distinguer une facture en bonne et due forme d’un simple ticket de caisse, il est nécessaire bien faire apparaître sur les factures certaines mentions obligatoires :

• la date d’émission de la facture ;
• la date de réalisation de la prestation ou de la vente du bien ;
• la numérotation unique, établie sur une base chronologique ;
• l’identité des parties à la transaction (acheteur, vendeur ou prestataire, numéro individuel d’identification à la TVA si redevables) ;
• l’objet de la prestation ou de la vente, mentionnant le type de produit ou de prestation, ainsi que leur quantité ;
• le prix de la prestation ou des biens vendus. Attention : le montant du prix doit être indiqué hors taxe, puis TTC. Le montant de TVA appliqué doit aussi être indiqué. Enfin, les frais de majoration ou réduction du prix doivent être mentionnés ;
• la date prévue pour le paiement. Si un escompte est prévu en cas de paiement anticipé, les conditions de cette remise doivent être mentionnées. Dans le cas contraire, la formule « Escompte pour paiement anticipé : néant » doit figurer sur la facture ;
• une mention relative aux pénalités en cas de retard de paiement

Conseil n°3 : Maintenez le contact avec votre client

Idéalement, n’attendez pas que le délai soit passé pour rappeler à votre client de vous payer et prenez les devants. Une dizaine de jour avant la date d’échéance, envoyez-lui un mail ayant valeur de trace écrite, lui rappelant qu’il doit vous régler, et profitez-en pour lui donner un moyen simple de le faire : coordonnées bancaires, adresse, lien de paiement…

Un rappel bienveillant à la date d’échéance est également conseillé, afin d’indiquer à votre client que vous tenez au respect de ses obligations.

Une règle d’or à toutefois respecter : adoptez toujours une posture conciliante. En cas de retard de paiement, il est difficile de ne pas laisser transparaître sa frustration lorsque vous dialoguez avec votre débiteur. Pourtant, l’expérience prouve qu’il faut toujours se montrer prêt à discuter avec son client : les raisons de son retard de paiement sont souvent inconnues et par conséquent une attitude trop agressive pourrait nuire durablement à votre relation commerciale. Évitez donc les menaces de dénonciation publique par exemple, et privilégiez le dialogue.

Il conviendra plus tard d’hausser le ton, poliment et progressivement. Pour éviter d’en arriver là, et vous libérer complètement de vos relances, nous avons imaginé TrackPay : un service qui gère votre suivi de facturation de A à Z, de la notification à votre client jusqu’au recouvrement contentieux. Nous nous occupons de tout à votre place et vous pouvez contrôler à vos procédures à tout moment.

N’hésitez pas à jeter un œil à nos fiches pratiques pour en savoir plus et tester gratuitement notre solution sur www.trackpay.io.