Pourquoi automatiser ses relances?

Le principal objectif des entreprises est d’accroître leur chiffre d’affaires afin de pouvoir investir pour être plus compétitives. Optimiser le délai de paiement de ses clients est une manière efficace d’encaisser plus rapidement son chiffre d’affaire. Alors pourquoi attendre demain pour automatiser ses relances ?

Les enjeux de l’automatisation des relances

En France, une facture sur deux est payée en retard, toutes les entreprises sont donc concernées par cette problématique. En effet, les délais de paiement représentent environ 16 milliards d’euros, qui sont donc absents de la trésorerie des PME françaises.

Une bonne relance client doit permettre de se faire payer rapidement. Le but est d’adresser au débiteur un message persuasif au moment opportun. Personnaliser la relance et respecter le timing exige temps et rigueur. Automatiser vos relances, au travers d’un logiciel spécialisé venant en complément de vos logiciels de facturation existants, permet donc d’adresser ces message précis tout en économisant un temps précieux.

C’est exactement ce que nous avons développé chez TrackPay, car nous sommes conscient des montants en jeu pour les entreprises et voulons vous faire gagner du temps pour que vous vous consacrez à ce que vous savez faire le mieux : satisfaire vos clients.

Les avantages de l’automatisation de la relance client

Un processus systématique de relance et de suivi des factures permet de ne plus en perdre la trace :

• Le nombre important d’échanges d’emails avec les clients débiteurs est souvent source d’erreurs, liées à la charge de travail et à la particularité du client (grand compte, PME, indépendants ou autre), les litiges éventuels, les promesses de paiement, etc. 
• En confiant vos factures à un logiciel d’automatisation de relance, vous éliminez ce risque d’erreur. Vous gagnez en fiabilité, et votre image de marque se professionnalise.
• Vous pouvez également suivre de manière plus attentionnée les mauvais payeurs et les actions menées ou à venir.

Un gain de trésorerie en réduisant vos délais de paiement :

• Avec l’instauration d’une procédure systématique, les clients prennent l’habitude d’être relancés. Un cercle vertueux se met en place : vos clients habitués à être relancés s’habituent à vous payer en priorité. 
• In fine, vous réduisez vos délais d’encaissement de manière significative avec tous vos clients.

Un gain de temps en se déchargeant en partie de la relance :

• Dès lors que vos relances sont automatisées et prises en charge par un logiciel paramétré par vos soins, vous pouvez vous consacrer à d’autres tâches prioritaires au sein de votre entreprises. 
• Vous concentrer sur l’essentiel de votre activité permettra d’augmenter la satisfaction de vos clients ainsi que votre chiffre d’affaire.

Une réduction des coûts en basculant les salariés en charge du suivi de facturation vers des tâches à plus forte valeur ajoutée :

• Les employés en charge du recouvrement et/ou du suivi de facturation peuvent être orientés vers des tâches telles que le SAV ou le Customer Success. 
• Ainsi, vous améliorez votre relation client et êtes plus réactifs aux commentaires de ces derniers pour améliorer votre produit et répondre à une demande plus importante. 

Enfin, en automatisant vos relances, vous êtes en mesure d’agir promptement et de manière adaptée en cas d’anomalie de paiement. Vous pouvez en outre partager facilement l’état des relances avec les autres services concernés au sein de votre entreprise.

Ne pas perdre le contrôle sur l’automatisation des relances

Il est parfois difficile d’externaliser la relation client, les relances devant être personnalisées et respecter l’historique de la relation. C’est pourquoi l’automatisation des relances doit pouvoir être paramétrée. En effet, automatiser ne veut pas dire perdre le contrôle sur vos relances. Vous devez toujours garder la possibilité de relancer ou non les clients afin d’éviter toute procédure judiciaire.

L’efficacité de vos relances repose sur leur personnalisation. Une bonne relance est un message convaincant adressé dans les meilleures conditions (timing et modalités d’envoi). 

Dans la mesure où se détachent plusieurs profils client, vous devez prévoir un scénario type par profil. Illustration avec les classifications de TrackPay  :

• Le client dit “VIP” (ou grand compte), a généralement un processus comptable interne spécifique. Si vous savez qu’il a l’habitude de régler ses factures à 60 jours, par exemple, inutile de le relancer avant ce terme. Il est recommandé d’adapter la procédure automatique de relance des grands comptes de manière plus délicate. Ce profil regroupe généralement un nombre limité de clients, ce qui rend la personnalisation plus aisée.
• Le client régulier, dès lors qu’il est entré dans le cercle vertueux (vos clients habitués à être relancés s’habituent à vous payer en priorité), règle à échéance. Dans ces conditions, une seule relance, par email, doit suffire.
• Le client mauvais payeur, pour sa part, nécessite en général un nombre de relances supérieur. Le niveau de pression à exercer, en outre, doit être adapté de manière à accélérer le règlement. Enfin, il est utile de prévoir un mode de communication plus direct : la lettre recommandée AR représente le recours ultime lors d’une mise en demeure par exemple.

TrackPay vous permet d’automatiser votre processus de relance, à la fois en définissant des rappels à votre clients en amont de l’échéance de la facture et ensuite en relançant régulièrement votre client en cas d’impayé.

Nous vous permettons de suivre vos l’état de vos factures et relançons automatiquement vos clients avant et après la date d’échéance de votre facture afin d’éviter les relances téléphoniques chronophages et réduire drastiquement vos délais de paiement.
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