Agences de communication et d’événementiel : Comment anticiper vos impayés ?

Les agences de communication et d’événementiel font face à une hausse d’impayés de la part de leurs clients : de l’indépendant jusqu’au grand compte. Face à des clients qui peuvent être malhonnêtes en profitant de la situation pour ne pas payer les factures, ou tout simplement qui ont peur et souhaitent préserver au maximum leur trésorerie ne traitant ainsi pas les factures impayées, il est important de réagir afin de récupérer son argent. Cet article vous permettra d’adopter les bons réflexes afin d’anticiper et réduire les factures impayées.

Conseil n°1 : renseignez-vous en amont sur vos clients

Il est très important de se renseigner sur la solvabilité de vos futurs clients, évaluer la situation de leur entreprise et du secteur durant la période post-Covid-19.

La situation financière de chaque client dépend du dynamisme de son secteur d’activité ou de la nature de la structure même de celle-ci face à la crise économique. Selon le portefeuille clients, il y aura un impact différent sur les décisions de report ou d’annulation d’événements ou de campagnes de communication. La réactivité et la situation financière d’une entreprise dans le secteur de l’Energie seront différentes si le client est une compagnie aérienne ou un restaurateur. Ainsi, plus un secteur d’activité est touché, plus le risque d’impayés est élevé.

Des sites comme societe.com ou infogreffe.com permettent de savoir rapidement si une entreprise est en difficulté financière ou non. Toutefois, prenez en compte que les informations indiquées sur ces sites ne sont pas toujours mises à jour. La plateforme TrackPay vous permet de faire cette vérification automatiquement, dès réception de la facture.

Conseil n°2 : bien cadrer ses relations contractuelles

Toujours par écrit

Chaque aspect du contrat doit être confirmé par écrit de manière détaillée. Cela prouvera votre bonne foi en cas de contentieux.

Un cadre précis

Il est impératif d’effectuer un devis précis. Le devis doit être rigoureux et en présenter le processus détaillé de la mise en place du projet : phase d’idéation et développement de la stratégie, conception graphique, direction créative, illustration, temps passé par jour et par homme, les modalités de paiement, la date d’échéance, ainsi que les pénalités de retard. Il est conseillé pour les projets importants de rédiger une clause demandant un acompte afin d’anticiper et éviter au maximum un impayé trop important. Il est recommandé de bien communiquer ses conditions générales de vente (CGV).

Conseil n°3 : anticipez les impayés

Effectuez un mail de rappel

Il est conseillé d’anticiper les éventuels impayés. N’attendez pas la date d’échéance pour relancer votre client. Il est recommandé d’envoyer un mail de rappel ou d’appeler votre client une dizaine de jours avant la date d’échéance de la facture, pour l’informer de sa situation, lui rappeler les modalités de paiement, et enfin confirmer avec lui qu’il n’y a pas de réclamation sur la prestation et/ou sur la facture.

TrackPay s’occupe de l’envoi des messages de relance pour vous via un rappel technique envoyé quelques jours avant la date d’échéance de la facture afin de s’assurer que votre client a bien reçu toutes les informations nécessaires au paiement de la facture.

Maîtrisez le risque-clients

Dans le but de limiter l’en-cours de vos clients, vous pouvez, pour les clients qui ne respectent pas les échéances, leur proposer un acompte ou imposer un paiement comptant pour réduire au maximum les impayés.

Conseil n°4 : réagissez et réclamez le paiement

Le recouvrement amiable

Si la date d’échéance est dépassée et que votre client n’a toujours pas payé, il faut réagir vite et ne pas laisser traîner cet impayé ! Dans la plupart des cas, l’impayé est dû à un simple oubli de votre client ou d’une difficulté financière passagère. Il est impératif de soigner votre relation commerciale avec votre client. Envoyez des mails de relance, appelez votre client pour prendre des nouvelles de la facture impayée. Si le client ne donne pas suite, envoyez une lettre recommandée demandant le paiement de la facture, accompagnée des justificatifs ainsi que de votre RIB.

Dernière étape du recouvrement amiable : la lettre de mise en demeure. Aidez-vous d’un spécialiste du recouvrement ou d’un huissier afin de respecter le formalisme demandé.

TrackPay se charge pour vous de l’envoi de la lettre de mise en demeure auprès de votre client en vous proposant plusieurs types d’envoi tout en respectant le formalisme imposé : par mail, par voie postale en recommandé, via la signature d’un huissier.

Le recouvrement judiciaire

Le recouvrement judiciaire correspond à une injonction de payer auprès du Greffe du Tribunal de Commerce. L’injonction de payer est une procédure juridique qui permet au créancier de recouvrir sa créance en demandant au juge un titre exécutoire, contraignant ainsi son débiteur à honorer ses engagements.

TrackPay est une solution qui externalise votre suivi de facturation, de l’émission de la facture auprès de vos clients jusqu’au recouvrement juridique. Grâce à nos algorithmes prédictifs, nous assurons pour vous l’envoi de vos factures et relances, jusqu’à leur règlement, et proposons à vos clients des solutions de paiement souples.

N’attendez plus et essayez TrackPay !