Freelances : faites-vous payer en temps et en heure

Devenir Freelance pour pouvoir vivre de sa passion demande un travail capable d’assurer son autonomie financière. Une évidence qui n’est pas aisée à réaliser, car se faire payer par son client demande beaucoup de temps et de formalités à un freelance qui ne dispose pas d’une structure spécifique pour s’occuper de ces tâches, et n’a pourtant jamais souhaité devenir expert-comptable. Entre faire les factures, trouver la bonne personne à qui les envoyer, les relances en cas de retard de paiement, il peut vite s’agir d’un parcours du combattant qui vous empêchera de mener à bien d’autres missions.

Voici donc quelques conseils pour vous aider à être payé au plus vite par vos clients, en y passant le moins de temps possible.

Minimisez les risques en amont pour vous assurer d’être payé

Se faire payer est une tâche qu’un freelance doit mener avant d’accepter la mission : il est essentiel que vous vous informiez en amont sur le client, sa structure, son sérieux et si possible sa solvabilité. Connaître son client est primordial si vous ne souhaitez pas vous retrouver dans une situation difficile, où vous auriez fini par travailler gratuitement car celui-ci ne vous paiera pas.

Effectuez des recherches sur internet pour être certain de sa fiabilité et de sa réputation. Une entreprise qui a pignon sur rue et semble solide financièrement finira toujours par vous payer, même si elle y met le temps. La loi Pacte du 22 mai 2019 a d’ailleurs autorisé l’administration à publier sur internet le nom des mauvais payeurs de fournisseurs, ceux avec qui vous ne devriez absolument pas traiter.

De plus, ces recherches vous permettront de catégoriser vos clients pour savoir comment vous adresser à eux et comment négocier. Un freelance doit faire comprendre qu’il vit de son activité et qu’il est important de le payer dans les temps. Si nécessaire, vous pouvez même indiquer sur votre facture des pénalités ou indemnités de retard, pour inciter à un paiement plus rapide et éviter tout retard.

Selon la taille et la structure de l’entreprise, assurez-vous du processus à suivre pour vous faire payer et des personnes à qui envoyer votre facture : certaines grandes entreprises vous demanderont de déposer vos factures sur une plateforme en ligne, tandis que d’autres exigeront de faire signer la facture par le service auprès duquel vous avez réalisé votre prestation avant de l’envoyer au service réalisant le paiement. Des processus qui peuvent être longs et chronophages pour un freelance qui n’aurait pas demandé au préalable toutes les informations de chaque contact avec lequel il devra traiter.

Facilitez le paiement de votre prestation

Même si la spécialité du freelance n’est pas la facturation, il est essentiel de connaître les différentes possibilités de paiement que vous pouvez proposer à vos clients, pour convenir ensemble de celle qui arrangera au mieux vos trésoreries. Par défaut, le paiement est dû au moins 30 jours après exécution de la prestation. Mais d’autres possibilités existent :

• Le paiement à réception obligera votre client à vous régler dès réception de la facture. De manière pratique il vous faudra donc attendre une petite semaine après envoi de la facture ;
• Le paiement comptant lui doit être réalisé le jour même de l’exécution de la prestation, à utiliser lors de prestations courtes d’une journée ;
• Le paiement d’un acompte, c’est-à-dire qu’une part du prix de la prestation vous sera payée avant sa finalisation. Tout est à négocier dans l’acompte, qui peut être une aubaine pour le freelance. En plus de sécuriser un revenu minimum car vous ne continuerez pas la mission si l’acompte n’est pas versé, il s’avère très pratique lorsque vous travaillez sur un projet de long terme, pour éviter d’épuiser votre trésorerie ;
• Le paiement avec délai négocié, qui allonge le délai légal pour permettre un paiement jusqu’à 60 jours après exécution de la prestation. Autant dire qu’on ne vous le conseillera pas, mais il existe.

Une fois la possibilité de paiement choisie, proposez différents moyens de paiement à votre client pour qu’il puisse utiliser celui qui lui siéra le mieux : paiement par carte ou virement bancaire, prélèvement automatique, chèque. Plus vous proposerez d’options de paiement, plus vous serez payé rapidement et facilement. Vous pouvez d’ailleurs indiquer vos coordonnées bancaires sur votre facture pour éviter à votre client d’avoir à les rechercher ou à vous les demander. Une astuce simple pour se faire payer rapidement et empêcher un échange de mails qui vous fera perdre du temps.

Cette facture devra être envoyée le plus tôt possible après exécution de la prestation. Nous savons qu’un freelance n’a pas forcément beaucoup de temps à passer sur la rédaction de la facture, d’un mail ou d’une lettre d’envoi, et peut décider de retarder l’exécution de ces tâches pour se concentrer sur d’autres missions. Mais il est important d’envoyer la facture tant que le service apporté à votre client est frais dans sa mémoire. Il se souviendra encore de vous, de votre prestation et de vos informations, et ne perdra pas de temps à les rechercher.

Prévoyez une procédure de relance pour éviter les impayés

Si à la date d’échéance due vous n’êtes toujours pas payé, il est important d’avoir établi en avance un plan de relance. Un freelance ne doit pas se faire oublier de son client, et réagir trop tard en cas de retard à cause d’un manque de temps à passer sur les procédures de relance peut vous faire dire adieu au paiement de votre prestation. Le retard de paiement peut généralement être dû à un oubli de la part de votre client ou bien de soucis de gestion en interne. Pour cela il est important de rester professionnel et de privilégier un règlement à l’amiable.

Un plan de relance simple que nous vous conseillons de suivre serait le suivant :

• J + 5 : Un premier mail de relance pour notifier à votre client son retard de paiement, avec courtoisie bien entendu ;
• J + 10 : Un second mail plus froid pour exiger le paiement de votre prestation ;
• J + 15 : Un troisième mail, voir si vous préférez un appel téléphonique, pour exiger à nouveau votre paiement mais aussi pour notifier qu’en cas de non-paiement sous 10 jours vous lui enverrez une lettre de mise en demeure ;
• J + 25 : Envoyez une lettre de mise en demeure avec accusé de réception, en indiquant qu’en cas d’inaction une procédure juridique sera mise en place pour le contraindre au paiement de votre prestation ;
• Puis une fois le délai laissé par la mise en demeure expiré, tournez-vous vers l’injonction de payer.

Bien sûr toutes ces procédures de relances représentent une charge supplémentaire et du temps que vous ne pourrez consacrer à votre vrai travail. Pour cela TrackPay vous propose grâce à son offre Freelance de vous libérer du suivi de vos factures et d’accélérer les délais de paiement de vos clients.