Rédiger vos factures : les points à ne surtout pas oublier

Facturer ses clients ou ses prestataires n’est pas une tâche qui doit être prise à la légère. Car établir une facture est une obligation légale entre professionnels. La violation de cette obligation est sanctionnée d’une amende pénale d’un montant de 75 000€ ou correspondant à 50% de la somme facturée.

Pourquoi établir une facture ?

Dans la vie courante d’une entreprise, les enjeux de la facturation sont multiples. Au-delà de ses incidences juridiques, comptables ou fiscales, la facture est un véritable enjeu commercial, qui permet de garantir le paiement de la prestation rendue. Elle permet également d’organiser la traçabilité du paiement des prestations ou des livraisons de biens.

Quand dois-je délivrer une facture ?

Légalement, une facture doit être délivrée dès la réalisation de la vente (c’est-à-dire, en principe, au plus tard à la livraison de la marchandise) ou dès la réalisation de la prestation qui fait l’objet du service facturé. Dans la pratique, un délai de quinze jours pour l’élaboration de la facture est admis.

La détermination de la date de facturation est cruciale. En effet, pour organiser la traçabilité de ses factures – et éviter les doublons – il est conseillé de procéder à une numérotation chronologique de la facture, en se basant sur la date de facturation.

Les mentions obligatoires

Juridiquement, une facture est un écrit (papier ou dématérialisé), rédigé en français et délivré en deux exemplaires. Pour distinguer une facture en bonne et due forme d’un simple ticket de caisse, il est nécessaire de mesurer l’exigence des mentions obligatoires à faire apparaître sur les factures :

• la date d’émission de la facture ;
• la date de réalisation de la prestation ou de la vente du bien ;
• la numérotation unique, établie sur une base chronologique ;
• l’identité des parties à la transaction (acheteur, vendeur ou prestataire, numéro individuel d’identification à la TVA si redevables) ;
• l’objet de la prestation ou de la vente, mentionnant le type de produit ou de prestation, ainsi que leur quantité ;
• le prix de la prestation ou des biens vendus. Attention : le montant du prix doit être indiqué hors taxe, puis TTC. Le montant de TVA appliqué doit aussi être indiqué. Enfin, les frais de majoration ou réduction du prix doivent être mentionnés ;
• la date prévue pour le paiement. Si un escompte est prévu en cas de paiement anticipé, les conditions de cette remise doivent être mentionnées. Dans le cas contraire, la formule « Escompte pour paiement anticipé : néant » doit figurer sur la facture ;
• une mention relative aux pénalités en cas de retard de paiement

Bien que cela n’ait pas de caractère obligatoire, nous conseillons de faire figurer lors de la rédaction de la facture le mode de paiement souhaité par le prestataire. Pour rappel, les moyens de paiement admis sont les suivants : le chèque, le virement bancaire, les espèces (pour un montant maximal de 1000 €), la lettre de change ou les effets de commerce.

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