5 conseils pour une relance et un recouvrement efficace

Selon une étude de GoCardless, 85 % des PMEs intérrogées admettent qu’elles seraient en mesure de développer leur activité plus rapidement et d’être plus sereines si elles avaient plus de certitude quant au moment où leurs paiements arriveraient.

Nous vous livrons ici des conseils à suivre pour une relance efficace auprès de vos clients.

Agir rapidement

Il faut savoir qu’à partir de la date d’échéance de la facture, une fois la facture échue, la créance est considérée comme en retard. C’est à ce moment-là qu’il faut effectuer la relance client.

Par principe, le délai de paiement d’une facture doit intervenir dans les 30 jours suivant la réception des marchandises ou l’exécution de la prestation. S’il y a accord entre les parties, ce délai de paiement peut aller jusqu’à 60 jours à compter de la date d’émission de la facture (ou 45 jours fin de mois).

Beaucoup d’entreprises n’hésitent pas à anticiper le paiement en effectuant un rappel auprès de leurs clients avant la date d’échéance. Il faut savoir que plus la créance est vieille, plus il va être difficile de vous faire payer. C’est pourquoi il ne faut pas attendre que le délai soit passé pour rappeler à votre client de vous payer. Envoyez-lui un mail à titre informatif quelques jours avant la date d’échéance lui rappelant qu’il doit vous régler, et lui précisant les différents moyens de règlement : coordonnées bancaires, lien de paiement…

Préserver sa relation client

Une bonne relation client débute toujours dès le premier contact. Soigner sa relation client peut être compliqué face à des points de friction. Un client peut avoir du mal à payer pour un certain nombre de raisons (situation financière difficile, mauvais département, manque d’un bon de commande, oubli involontaire etc.) Il est donc important de comprendre les attentes de votre client, les défis auxquels il fait face, et comment vous pouvez l’aider à les surmonter.

C’est pourquoi il est nécessaire de comprendre pourquoi le client ne paye pas: bien vérifier les informations présentes sur la facture (obligations légales, en accord avec les CGV …), et surtout s’assurer de parler au bon interlocuteur. La personne en contact pour la réalisation de la prestation n’est pas toujours la personne qui réglera la facture.

Afin de ne pas dégrader la relation commerciale avec votre client, il peut être intéressant qu’une autre personne ou tiers de confiance s’occupe du recouvrement (service Comptabilité, solution de suivi de facturation …)

Garder le controle de votre créance

Certaines entreprises font appel à des sociétés de recouvrement ou à des solutions d’affacturage pour se faire payer. Bien que ces solutions puissent être efficaces, elles peuvent être perçues comme trop agressives par les clients puisque certaines sociétés ont des moyens de pression plus ou moins fortes…

C’est pourquoi il est important de garder un minimum le contrôle de votre créance, même si vous passez par un tiers de confiance.

Relancer à plusieurs reprises vos clients

Une fois la facture en retard, il est important de bien s’organiser afin que les relances suivent une chronologie bien définie. Attention à bien distinguer la relance technique (oubli d’un bon de commande, facture envoyée à la mauvaise personne…) de la relance commerciale (problème au niveau de la prestation par exemple)

Il faut savoir être conciliant et proposer différents types de solution pouvant arranger votre client (paiement en plusieurs fois, par virement bancaire ou par carte bancaire)

Dernière étape avant le contentieux

L’ultime démarche de conciliation à l’amiable avant une action en justice est la lettre de mise en demeure, plus formelle qu’une relance.

Cela consiste en l’envoi d’un courrier au débiteur exigeant que celui-ci paye les sommes dues dans un délai prévu. Cette étape est l’ultime avertissement de la part du créancier auprès du débiteur.

Ainsi, afin qu’elle soit efficace, la relance client doit être structurée. Plus vous vous y prenez tôt, plus les chances d’être payé augmentent. Afin de vous libérer complètement de vos relances, nous avons imaginé TrackPay : un service qui gère votre suivi de facturation de A à Z, de l’émission de la facture auprès de votre client jusqu’au recouvrement juridique. Nous nous occupons de tout à votre place tout en vous permettant de garder le controle.